¿Alguna vez te has sentido mal porque te propusiste terminar una determinada tarea pero cuando te acostaste por la noche te diste cuenta de que no lo habías conseguido de nuevo y te distrajiste de la tarea que en realidad era importante con muchas otras tareas? Todo el mundo tiene esos días en los que simplemente sientes tanta resistencia a una determinada tarea que, por desgracia, la tarea sigue pendiente al día siguiente. En esta entrada del blog, aprenderá métodos y técnicas que puede implementar en su vida para realizar sus tareas mejor, más fácilmente y, sobre todo, más rápido.
Oldschool - Calendario
Si nunca ha establecido prioridades de forma consciente, probablemente hasta ahora ha estado planificando con un calendario. Hoy en día, la mayoría de la gente tiene un calendario online y/o offline donde introduce sus citas y, mientras tanto, cuando no hay nada en la agenda, simplemente hace lo que se le ocurre. Preparar una reunión, hacer el próximo café, una llamada rápida, saludar a un colega.
Utilizan un calendario para garantizar una estructura clara en su jornada laboral. Pero, ¿existe una forma más eficaz de realizar las tareas? Sí. Estableciendo prioridades.
Establecer prioridades proporciona orientación
Establecer prioridades le permite tener una idea de qué tareas se van a completar. Si sólo confías en tu gestión más o menos precisa del tiempo, puede ocurrir rápidamente que te veas presionado por el tiempo y luego te decepciones cuando sólo hayas conseguido terminar dos tareas después del tiempo previsto para cinco tareas. Esto es desmotivador y, por supuesto, no es lo ideal.
He aquí tres técnicas para empezar a priorizar.
Con la ayuda de listas de tareas, el método Ivy Lee y el análisis ABC.
Lista de tareas pendientes
La alternativa clásica a un calendario preciso en el que divides las tareas en bloques de tiempo es la simple creación de listas. Con una lista de tareas pendientes, sabes qué tareas están todas pendientes y puedes ir tachándolas una a una, lo que te da una sensación de logro cuando puedes marcar una tarea como completada.
Una versión más avanzada de la lista de tareas pendientes es la siguiente técnica.
Ivy Lee - La Maestra Consultora de Productividad
El método Ivy-Lee fue inventado por un asesor de Charles M. Schwab, una de las personas más ricas del mundo a principios del siglo XX. Schwab invitó a Ivy Lee a una reunión y le preguntó cómo podía aumentar la productividad en su empresa, Bethlehem Steel Corporation. Ivy Lee era un reconocido empresario y consultor de productividad y le dijo a Schwab que sólo necesitaba 15 minutos con sus ejecutivos. Ivy Lee no quería dinero directo por sus consejos. Dijo que sólo quería algo si su tecnología funcionaba, por lo que Schwab podría extenderle un cheque al cabo de 3 meses por la cantidad que considerase oportuna.
Todo lo que Ivy Lee discutió con cada empleado de alto nivel son los 5 puntos siguientes:
1. al final de la jornada laboral, deberán escribir en un papel como máximo las 6 tareas más importantes para el día siguiente.
2. A continuación, las tareas deben organizarse en el orden correcto de importancia.
3. el tercer paso es para el siguiente día laborable e implica centrarse sólo en la tarea más importante y completarla. No se debe empezar nada más hasta que se haya completado la número uno de la lista.
4. en cuanto termine la tarea más importante, debe pasar a la siguiente, es decir, a las dos tareas más importantes, y no hacer nada más hasta que esté terminada, igual que la primera. Así sucesivamente hasta que todas las tareas estén terminadas o, si no las terminamos todas ese día, las pondremos en la lista para el día siguiente y priorizaremos todas las tareas para el siguiente día laborable, como en los pasos 1 y 2.
5 El último paso consiste en repetir esta técnica todos los días laborables.
Al cabo de tres meses, Charles M. Schwab estaba tan satisfecho con la mejora de la productividad en su empresa que extendió a Ivy Lee un cheque por valor de 25.000$. Estos 25.000$ de 1918 equivalen a 400.000$ de 2015.
¿Por qué es tan valioso el método Ivy Lee? Por varias razones: en primer lugar, es sencillo y, por lo tanto, puede aplicarse rápidamente sin tener que comprender complejas teorías sobre la productividad y, en segundo lugar, el método le obliga a tomar decisiones difíciles, a saber, ¿cuáles son las seis tareas más importantes? Parece más fácil decirlo que hacerlo, pero una vez tomadas estas decisiones, se sabe exactamente qué hacer. A saber, la número uno. Luego la número dos. La número tres y así sucesivamente hasta la tarea seis o hasta que la jornada laboral esté a punto de terminar.
El método Ivy Lee también evita la multitarea. Los estudios han confirmado repetidamente que la multitarea requiere más energía porque tienes que volver a concentrarte constantemente, mientras que con la monotarea, es decir, cuando sólo haces una tarea a la vez, te concentras mucho en la tarea y, por lo tanto, tienes un mayor nivel de rendimiento. En la era de la información y los estímulos casi infinitos en Internet, la capacidad de atención ha disminuido drásticamente y este método sencillo pero eficaz podría ser la salvación para muchas personas incapaces de concentrarse.
Esto demuestra que priorizar ha sido una forma muy productiva de gestionar la jornada laboral durante más de 100 años.
Así que sin duda merece la pena utilizar esta técnica.
Análisis ABC
Para las personas a las que no les gusta clasificar las cosas según un esquema numérico, como se pretende en el método Ivy Lee, el análisis ABC puede ser justo lo que necesitan. Aquí, las tareas se analizan en función de dos cosas.
Según la importancia y la urgencia.
El siguiente diagrama muestra lo que debe hacerse con las tareas importantes y urgentes y con las tareas no importantes y no urgentes.
R: ¿Es una tarea importante y urgente? Entonces es mejor hacerla enseguida.
B: ¿La tarea es importante pero no urgente? Entonces el análisis ABC le aconseja programar la tarea para más adelante, de modo que pueda concentrarse primero en las tareas A.
C: ¿La tarea es urgente pero no importante? Entonces es mejor delegarla,
D: Si la tarea no es importante ni urgente, puedes eliminarla, ya que es mejor no perder el tiempo en tareas innecesarias o superfluas, sobre todo si aún quedan tareas A, B o C sin terminar.
Enhorabuena. Ahora ya nada se interpone en su camino para convertirse en una persona más productiva y organizada. Si desea saber más sobre Suuber Si desea más información sobre nuestros productos y servicios, visite nuestro sitio web o síganos en LinkedIn, Instagram, Pinterest y Facebook.
