Já alguma vez se sentiu mal por se ter proposto realizar uma determinada tarefa, mas quando se deitou à noite apercebeu-se de que não a tinha conseguido realizar novamente e distraiu-se da tarefa que era realmente importante com muitas outras tarefas? Toda a gente tem aqueles dias em que simplesmente sente tanta resistência a uma determinada tarefa que, infelizmente, a tarefa ainda está à espera de ser feita no dia seguinte. Nesta publicação do blogue, aprenderá métodos e técnicas que pode implementar na sua vida para realizar as suas tarefas melhor, mais facilmente e, acima de tudo, mais rapidamente.
Oldschool - Calendário
Se nunca definiu prioridades conscientemente, é provável que até agora tenha planeado com um calendário. Hoje em dia, a maioria das pessoas tem um calendário online e/ou offline onde insere os seus compromissos e, entretanto, quando nada está na agenda, faz simplesmente o que lhe vem à cabeça. Preparar uma reunião, preparar o próximo café, fazer um telefonema rápido, dizer olá a um colega.
Utilizam um calendário para garantir uma estrutura clara no seu dia de trabalho. Mas haverá uma forma mais eficiente de concluir tarefas? Sim. Com a definição de prioridades.
A definição de prioridades fornece orientação
A definição de prioridades permite-lhe ter uma ideia das tarefas que serão realizadas. Se confiar apenas na sua gestão mais ou menos precisa do tempo, pode acontecer rapidamente que seja pressionado pelo tempo e fique desiludido quando só conseguiu concluir duas tarefas após o tempo previsto para cinco tarefas. Isto é desmotivante e, obviamente, não é o ideal.
Eis três técnicas para começar a definir prioridades.
Com a ajuda de listas de afazeres, o método Ivy Lee e a análise ABC.
Lista de tarefas
A alternativa clássica a um calendário preciso, em que se dividem as tarefas em blocos de tempo, é a simples criação de uma lista. Com uma lista de afazeres, sabe quais são as tarefas a realizar e pode assinalá-las uma a uma, o que lhe dá uma sensação de realização quando consegue marcar uma tarefa como concluída.
Uma versão mais avançada da lista de afazeres é a seguinte técnica.
Ivy Lee - O Mestre Consultor de Produtividade
O método Ivy-Lee foi inventado por um consultor de Charles M. Schwab, que era uma das pessoas mais ricas do mundo no início do século XX. Schwab convidou Ivy Lee para uma reunião e perguntou-lhe como poderia aumentar a produtividade na sua empresa, a Bethlehem Steel Corporation. Ivy Lee era um reconhecido empresário e consultor de produtividade e disse a Schwab que só precisava de 15 minutos com os seus executivos. Ivy Lee não queria dinheiro direto pelos seus conselhos. Disse que só queria alguma coisa se a sua tecnologia funcionasse, pelo que a Schwab podia passar-lhe um cheque ao fim de 3 meses com o montante que considerasse adequado.
Tudo o que Ivy Lee discutiu com cada empregado sénior são os 5 pontos seguintes:
1. no final do dia de trabalho, devem escrever numa folha de papel o máximo de 6 tarefas mais importantes para o dia seguinte.
2. então as tarefas devem ser organizadas pela ordem correta de importância.
3. O terceiro passo é para o dia de trabalho seguinte e consiste em concentrar-se apenas na tarefa mais importante e concluí-la. Não se deve começar mais nada até que a tarefa número um da lista esteja concluída.
4. assim que a tarefa mais importante estiver concluída, deve passar para a tarefa seguinte, ou seja, as duas tarefas mais importantes, e não fazer mais nada até que esta esteja concluída, tal como a primeira. Deve fazer isto até que todas as tarefas estejam concluídas ou, se não as conseguir fazer todas nesse dia, deve colocá-las na lista para o dia seguinte e priorizar todas as tarefas para o dia de trabalho seguinte, como nos passos 1 e 2.
5 A última etapa consiste em repetir esta técnica todos os dias úteis.
Passados três meses, Charles M. Schwab ficou tão satisfeito com a melhoria da produtividade da sua empresa que passou a Ivy Lee um cheque de 25.000$. Estes 25.000$ em 1918 são equivalentes a 400.000$ em 2015.
Porque é que o método Ivy Lee é tão valioso? Há várias razões para isso: em primeiro lugar, é simples e pode, portanto, ser implementado rapidamente sem ter de compreender quaisquer teorias complexas sobre produtividade e, em segundo lugar, o método obriga-o a tomar decisões difíceis, nomeadamente quais são as seis tarefas mais importantes? Isto parece mais fácil de dizer do que de fazer, mas uma vez tomadas estas decisões, sabe-se exatamente o que fazer. Nomeadamente a número um. Depois a número dois. A número três e assim sucessivamente até à tarefa seis ou até o dia de trabalho estar quase a terminar.
O método Ivy Lee também evita a realização de multitarefas. Os estudos confirmaram repetidamente que a multitarefa requer mais energia porque é necessário concentrar-se constantemente, ao passo que com a tarefa única, ou seja, quando se faz apenas uma tarefa de cada vez, concentra-se fortemente na tarefa e, por conseguinte, tem um nível de desempenho mais elevado. Na era da informação e dos estímulos quase infinitos na Internet, a capacidade de atenção diminuiu drasticamente e este método simples mas eficaz pode ser a salvação para muitas pessoas que não conseguem concentrar-se.
Isto mostra que a definição de prioridades tem sido uma forma muito produtiva de gerir o dia de trabalho há mais de 100 anos.
Por isso, vale mesmo a pena utilizar esta técnica.
Análise ABC
Para as pessoas que não gostam de categorizar as coisas de acordo com um esquema numérico, como se pretende no método Ivy Lee, a análise ABC pode ser a coisa certa. Aqui, as tarefas são analisadas de acordo com dois aspectos.
De acordo com a importância e a urgência.
O diagrama abaixo mostra o que deve ser feito com as tarefas importantes e urgentes e com as tarefas não importantes e não urgentes.
R: A tarefa é importante e urgente? Então é melhor fazê-la de imediato.
B: A tarefa é importante mas não é urgente? Nesse caso, a análise ABC aconselha-o a agendar a tarefa para uma data posterior, para que se possa concentrar primeiro nas tarefas A.
C: A tarefa é urgente mas não é importante? Então é melhor delegá-la,
D: Se a tarefa não for importante nem urgente, pode eliminá-la, pois é melhor não perder tempo com tarefas desnecessárias ou supérfluas, especialmente se ainda houver tarefas A, B ou C por concluir.
Parabéns. Agora nada o impede de se tornar uma pessoa mais produtiva e organizada. Se quiser saber mais sobre Suuber para saber mais sobre os nossos produtos e serviços, visite o nosso sítio Web ou siga-nos em LinkedIn, Instagram, Pinterest e Facebook.
