Belirli bir görevi tamamlamak için yola çıktığınız, ancak akşam yatağa girdiğinizde bunu yine başaramadığınızı fark ettiğiniz ve aslında önemli olan görevden başka birçok görevle dikkatinizi dağıttığınız için kendinizi hiç kötü hissettiniz mi? Herkesin belirli bir göreve karşı çok fazla direnç hissettiği ve ne yazık ki görevin ertesi gün hala yapılmayı beklediği günler vardır. Bu blog yazısında, görevlerinizi daha iyi, daha kolay ve hepsinden önemlisi daha hızlı yapmak için hayatınızda uygulayabileceğiniz yöntem ve teknikleri öğreneceksiniz.
Oldschool - Takvim
Önceliklerinizi bilinçli olarak hiç belirlemediyseniz, muhtemelen şimdiye kadar bir takvimle planlama yapıyordunuz. Günümüzde çoğu insanın randevularını girdiği çevrimiçi ve/veya çevrimdışı bir takvimi var ve bu arada, gündemde hiçbir şey olmadığında, akıllarına ne gelirse onu yapıyorlar. Bir toplantıya hazırlanmak, bir sonraki kahveyi hazırlamak, hızlı bir telefon görüşmesi yapmak, bir iş arkadaşına merhaba demek.
Çalışma günlerinde net bir yapı sağlamak için takvim kullanıyorlar. Peki görevleri tamamlamanın daha etkili bir yolu var mı? Evet, var. Önceliklendirme ile.
Önceliklerin belirlenmesi yönlendirme sağlar
Önceliklendirme, hangi görevlerin tamamlanacağı konusunda bir fikir sahibi olmanızı sağlar. Yalnızca az ya da çok hassas zaman yönetiminize güveniyorsanız, hızlı bir şekilde zamanınız kısıtlanabilir ve beş görev için planlanan süreden sonra yalnızca iki görevi tamamlamayı başardığınızda hayal kırıklığına uğrayabilirsiniz. Bu motivasyon kırıcıdır ve elbette ideal değildir.
İşte önceliklendirmeye nasıl başlayacağınıza dair üç teknik.
Yapılacaklar listesi, Ivy Lee yöntemi ve ABC analizi yardımıyla.
Yapılacaklar listesi
Görevleri zaman bloklarına ayırdığınız kesin bir programın klasik alternatifi basit bir liste oluşturmaktır. Bir yapılacaklar listesi ile hangi görevlerin zamanı geldiğini bilir ve bunları tek tek işaretleyebilirsiniz, böylece bir görevi tamamlandı olarak işaretleyebildiğinizde size bir başarı hissi verir.
Yapılacaklar listesinin daha gelişmiş bir versiyonu aşağıdaki tekniktir.
Ivy Lee - Usta Verimlilik Danışmanı
Ivy Lee yöntemi, 20. yüzyılın başlarında dünyanın en zengin insanlarından biri olan Charles M. Schwab'ın bir danışmanı tarafından icat edilmiştir. Schwab, Ivy Lee'yi bir toplantıya davet etti ve ona şirketi Bethlehem Steel Corporation'da verimliliği nasıl artırabileceğini sordu. Ivy Lee tanınmış bir iş adamı ve verimlilik danışmanıydı ve Schwab'a yöneticileriyle sadece 15 dakikaya ihtiyacı olduğunu söyledi. Ivy Lee tavsiyeleri için doğrudan para istemiyordu. Sadece teknolojisinin işe yaraması halinde bir şeyler istediğini, bu nedenle Schwab'ın 3 ay sonra uygun gördüğü bir miktar için kendisine bir çek yazabileceğini söyledi.
Ivy Lee'nin her bir kıdemli çalışanla görüştüğü 5 nokta şunlardır:
1. İş gününün sonunda, bir sonraki gün için en fazla 6 en önemli görevi bir kağıda yazmalıdırlar.
2. Görevler daha sonra doğru önem sırasına göre düzenlenmelidir.
3. Üçüncü adım bir sonraki iş günü içindir ve sadece en önemli göreve odaklanıp onu tamamlamayı içerir. Listedeki bir numaralı görev tamamlanana kadar başka hiçbir şeye başlanmamalıdır.
4. En önemli görev tamamlanır tamamlanmaz, bir sonraki göreve, yani en önemli iki göreve geçmeli ve tıpkı ilki gibi o da bitene kadar başka bir şey yapmamalısınız. Bunu ya tüm görevler bitene kadar yapmalı ya da o gün hepsini bitiremezseniz, bir sonraki günün listesine koymalı ve 1. ve 2. adımlarda olduğu gibi bir sonraki iş günü için tüm görevlere öncelik vermelisiniz.
5 Son adım, bu tekniği her iş günü tekrarlamaktır.
Üç ay sonra Charles M. Schwab şirketindeki verimlilik artışından o kadar memnundu ki Ivy Lee'ye 25.000$'lik bir çek yazdı. 1918 yılındaki bu 25,000$, 2015 yılında 400,000$'ye eşdeğerdir.
Ivy Lee yöntemi neden bu kadar değerli? Bunun birkaç nedeni var; öncelikle basit ve bu nedenle üretkenlikle ilgili karmaşık teorileri anlamak zorunda kalmadan hızlı bir şekilde uygulanabilir ve ikinci olarak yöntem sizi zor kararlar almaya zorlar, yani hangi altı görev en önemli? Bunu söylemek yapmaktan daha kolay gibi görünüyor, ancak bu kararlar bir kez verildiğinde, tam olarak ne yapacağınızı bilirsiniz. Yani bir numara. Sonra iki numara. Üç numara ve altıncı göreve kadar ya da iş günü neredeyse bitene kadar böyle devam eder.
Ivy Lee yöntemi aynı zamanda çoklu görev yapmanızı da engeller. Araştırmalar, sürekli olarak yeniden odaklanmanız gerektiği için çoklu görevlerin daha fazla enerji gerektirdiğini, oysa tekli görevlerde, yani bir seferde yalnızca bir iş yaptığınızda, göreve güçlü bir şekilde odaklandığınızı ve dolayısıyla daha yüksek bir performans düzeyine sahip olduğunuzu defalarca doğrulamıştır. İnternetteki neredeyse sonsuz bilgi ve uyaran çağında, dikkat süreleri büyük ölçüde azaldı ve bu basit ama etkili yöntem odaklanamayan birçok insan için bir kurtarıcı olabilir.
Bu durum, öncelik belirlemenin 100 yılı aşkın bir süredir iş gününü yönetmenin çok verimli bir yolu olduğunu göstermektedir.
Bu yüzden bu tekniği kullanmaya kesinlikle değer.
ABC Analizi
Ivy Lee yönteminde amaçlandığı gibi, işleri bir sayı şemasına göre kategorize etmekten hoşlanmayan insanlar için ABC analizi tam doğru şey olabilir. Burada görevler iki şeye göre analiz edilir.
Önem ve aciliyete göre.
Aşağıdaki şema, önemli ve acil görevler ile önemli olmayan ve acil olmayan görevler için ne yapılması gerektiğini göstermektedir.
C: Görev önemli ve acil mi? O zaman hemen yapmak en iyisidir.
B: Görev önemli ama acil değil mi? O zaman ABC analizi size görevi daha sonraki bir tarihe planlamanızı tavsiye eder, böylece önce A görevlerine konsantre olabilirsiniz.
C: Görev acil ama önemli değil mi? O zaman görevi devretmek en iyisidir,
D: Görev ne önemli ne de acilse, gereksiz veya gereksiz görevlerle zamanınızı boşa harcamamak daha iyi olacağından, özellikle de hala tamamlanmamış A, B veya C görevleri varsa, bu görevi ortadan kaldırabilirsiniz.
Tebrikler. Artık daha üretken ve düzenli bir insan olmanızın önünde hiçbir engel yok. Hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz Suuber Ürünlerimiz ve hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek için lütfen web sitemizi ziyaret edin veya bizi şu adresten takip edin LinkedIn, Instagram, Pinterest ve Facebook.
