Haben Sie sich schon ein mal schlecht gefühlt, weil sie sich vorgenommen haben eine bestimmte Aufgabe zu erledigen aber Sie am Abend beim Schlafengehen gemerkt haben, dass Sie es wieder nicht geschafft haben und sich mit lauter anderen Aufgaben von der eigentlich wichtigen abgelenkt haben? Jede und jeder hat solche Tage wo man für eine bestimmte Aufgabe einfach so viel Wiederstand verspürt, dass die Aufgabe am nächsten Tag leider immer noch darauf wartet, erledigt zu werden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie Methoden und Techniken, die Sie in ihrem Leben umsetzen können, um ihre Aufgaben besser, einfacher und vor allem schneller erledigen zu können.
Oldschool - Kalender
Falls Sie noch nie bewusst Prioritäten gesetzt haben, haben Sie wahrscheinlich bis jetzt die Planung mit einem Kalender. Die meisten Menschen haben heutzutage einen Kalender online und/oder offline, wo sie ihre Termine eintragen und in der Zwischenzeit, während der gerade nichts ansteht wird einfach gemacht, was einem gerade in den Sinn kommt. Sich auf ein Meeting vorbereiten, den nächsten Kaffee kochen, ein kurzes Telefongespräch, den Kollegen grüssen.
Mit einem Kalender sorgen sie für eine klare Struktur in ihrem Arbeitsalltag. Doch gibt es einen effizienteren Weg, Aufgaben zu erledigen? Ja. Mit Priorisieren.
Prioritäten setzten sorgt für Orientierung
Das Setzen von Prioritäten erlaubt es Ihnen eine Ahnung zu haben, welche Aufgaben erledigt werden. Wenn Sie sich nur auf Ihre mehr oder weniger präzise Zeiteinteilung verlassen kann es schnell mal passieren, dass Sie in Zeitdruck kommen und dann enttäuscht sind, wenn sie nach der eingeplanten Zeit für fünf Aufgaben erst zwei erledigen konnten. Dies ist demotivierend und natürlich nicht optimal.
Nachfolgend drei Techniken wie sie mit dem Priorisieren anfangen können.
Mit der Hilfe von To-Do Listen, mit der Ivy-Lee-Methode und mit der ABC-Analyse.
To-Do Liste
Die klassische Alternative zu einem genauen Zeitplan wo Sie die Aufgaben in Zeitblöcke einteilen ist die einfache Listenerstellung. Mit einer To-Do Liste wissen Sie welche Aufgaben alle anstehen und können eine nach der anderen abhaken und bekommen so ein Gefühl des Erfolgs, wenn Sie einen Task für erledigt markieren können.
Eine fortgeschrittenere Variante der To-Do Liste ist die folgende Technik.
Ivy Lee - Der Meister-Produktivitätsberater
Die Ivy-Lee Methode wurde von einem Berater von Charles M. Schwab, der im frühen 20. Jahrhundert einer der reichsten Menschen der Welt war erfunden. Schwab lud Ivy Lee zu einem Meeting ein und fragte diesen, wie er die Produktivität in seiner Firma, der Bethlehem Steel Corporation, erhöhen kann. Ivy Lee war ein anerkannter Geschäftsmann und Produktivitäts-Berater und meinte zu Schwab, er brauche lediglich 15 Minuten mit seinen leitenden Angestellten. Für seine Beratung wollte Ivy Lee kein direktes Geld haben. Er meinte, er möchte nur etwas, wenn seine Technik auch funktionierte, deswegen könne ihm Schwab nach 3 Monaten einen Scheck schreiben für einen Betrag, den dieser für angemessen hielt.
Alles was Ivy Lee mit jedem höheren Angestellten besprach sind folgende 5 Punkte:
1. Am Ende des Arbeitstages, sollten sie die maximal 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf einen Zettel schreiben.
2. Dann sollten die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit in die richtige Reihenfolge gebracht werden.
3. Schritt drei ist für den darauffolgenden Arbeitstag und beinhaltet, sich nur auf die wichtigste Aufgabe zu konzentrieren und diese zu erledigen. Bis die Nummer eins auf der Liste erledigt ist sollte nichts anderes angefangen werden.
4. Sobald das wichtigste erledigt ist sollte man zur nächsten Aufgabe, also zur zwei wichtigsten schreiten und genau wie die erste nichts anderes machen, bis diese fertig gestellt ist. Dies sollte man solange tun bis entweder alle Aufgaben erledigt sind oder falls man nicht alle an dem Arbeitstag schafft, sollte man diese auf die Liste für den nächsten Tag nehmen, und alle Aufgaben für den nächsten Arbeitstag priorisieren wie in Schritt 1 und 2.
5. Der letzte Schritt ist, diese Technik jeden Arbeitstag zu wiederholen.
Charles M. Schwab war nach drei Monaten so zufrieden mit der Verbesserung der Produktivität in seinem Unternehmen, dass er Ivy Lee einen Scheck von 25’000$ ausstellte. Diese 25’000$ im Jahre 1918 sind gleichwertig zu 400’000$ im Jahr 2015.
Warum ist die Ivy-Lee-Methode so wertvoll? Dafür gibt es mehrere Gründe, zum einen ist sie einfach und kann deswegen schnell implementiert werden, ohne dass man irgendwelche komplexen Theorien über Produktivität verstehen muss und zum anderen zwingt die Methode einem schwerere Entscheidungen zu treffen, nämlich welche sechs Aufgabenm sind am wichtigsten? Dies klingt nämlich einfacher gesagt als getan, doch sind diese Entscheidungen einmal getroffen, weiss man ganz genau was zu tun ist. Nämlich Nummer eins. Dann Nummer zwei. Nummer drei. und so weiter bis Aufgabe sechs oder bis der Arbeitstag fast zu Ende ist.
Des weiteren hält die Ivy-Lee-Methode einen von dem Multitasken ab. Es wurde nämlich in Studien mehrmals bestätigt, das Multitasking von einem mehr Energie braucht, indem man sich immer wieder neu fokussieren muss, wohingegen beim Singletasking, also wenn man nur eine Aufgabe auf einmal erledigt fokussiert man sich stark auf die Aufgabe und hat somit eine höhere Leistungsfähigkeit. In der Zeit von nahezu unendlich vielen Informationen und Reizen im Internet die Aufmerksamkeitsspanne drastisch abgenommen hat könnte diese simple aber effektive Methode die Rettung für viele sein, die
Dies zeigt auf, das Priorisieren schon seit über 100 Jahren eine sehr produktive Art ist, seinen Arbeitstag zu bewältigen.
Es lohnt sich also auf jeden Fall diese Technik einfach mal anzuwenden.
ABC Analyse
Für Leute die nicht so gerne nach einem Zahlen-Schema Dinge einordnen, wie es in der Ivy-Lee-Methode gedacht ist, kann die ABC-Analyse genau das Richtige sein. Hierbei werden Aufgaben untersucht nach zwei Dingen.
Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
In der Grafik unten ist dargestellt, was mit den wichtigen und dringenden sowie mit den nicht wichtigen und nicht dringenden Aufgaben angestellt werden soll.
A: Ist die Aufgabe wichtig und dringend? Dann sollte man sie am besten direkt erledigen.
B: Ist die Aufgabe wichtig aber nicht dringend? Dann wird bei der ABC-Analyse geraten die Aufgabe für einen späteren Zeitpunkt einzuplane, sodass man sich zuerst auf die A aufgaben konzentrieren kann.
C: Ist die Aufgabe dringend, aber nicht wichtig? Dann delegiert man Sie am besten,
D: Ist die Aufgabe weder wichtig noch dringlich kann man sie eliminieren, da man seine Zeit besser nicht mit unnötigen oder überflüssigen Aufgaben verschwenden soll, vor allem, wenn es noch unerledigte A, B oder C Aufgaben gibt.
Glückwunsch. Nun steht Ihnen nichts mehr im Wege um zu einem produktiveren und ordnungsvolleren Menschen zu werden. Falls Sie gerne mehr über Suuber erfahren wollen, schauen Sie doch auf unserer Webseite vorbei oder folgend Sie uns auf LinkedIn, Instagram, Pinterest und Facebook.
