Vi è mai capitato di sentirvi in colpa perché vi eravate prefissati di portare a termine un certo compito, ma quando siete andati a letto la sera vi siete resi conto che non ci eravate riusciti di nuovo e vi siete distratti dal compito che era effettivamente importante con tanti altri compiti? Capita a tutti di avere giornate in cui si sente una tale resistenza a portare a termine un determinato compito che, purtroppo, il giorno dopo il compito è ancora in attesa di essere svolto. In questo post imparerete metodi e tecniche che potrete implementare nella vostra vita per portare a termine i vostri compiti in modo migliore, più facile e, soprattutto, più veloce.
Oldschool - Calendario
Se non avete mai stabilito consapevolmente delle priorità, probabilmente fino ad ora avete pianificato con un calendario. La maggior parte delle persone oggi ha un calendario online e/o offline in cui inserisce i propri appuntamenti e nel frattempo, quando non c'è nulla in agenda, fa semplicemente quello che gli viene in mente. Prepararsi per una riunione, preparare il prossimo caffè, fare una telefonata veloce, salutare un collega.
Utilizzano un calendario per garantire una struttura chiara alla loro giornata lavorativa. Ma esiste un modo più efficiente per portare a termine i compiti? Sì. Con la definizione delle priorità.
La definizione delle priorità fornisce un orientamento
La definizione delle priorità vi permette di avere un'idea di quali compiti saranno portati a termine. Se vi affidate solo alla vostra gestione del tempo, più o meno precisa, può succedere rapidamente di avere poco tempo a disposizione e di rimanere delusi quando riuscite a completare solo due compiti dopo averne programmati cinque. Questo è demotivante e ovviamente non è l'ideale.
Ecco tre tecniche per iniziare a stabilire le priorità.
Con l'aiuto di liste di cose da fare, del metodo Ivy Lee e dell'analisi ABC.
Elenco delle cose da fare
L'alternativa classica a un programma preciso in cui si suddividono i compiti in blocchi di tempo è la semplice creazione di un elenco. Con un elenco di cose da fare, sapete quali sono le attività da svolgere e potete spuntarle una per una, provando un senso di soddisfazione quando potete segnare un'attività come completata.
Una versione più avanzata dell'elenco delle cose da fare è la seguente tecnica.
Ivy Lee - La consulente di produttività Master
Il metodo Ivy-Lee fu inventato da un consulente di Charles M. Schwab, una delle persone più ricche del mondo all'inizio del XX secolo. Schwab invitò Ivy Lee a un incontro e gli chiese come avrebbe potuto aumentare la produttività della sua azienda, la Bethlehem Steel Corporation. Ivy Lee era un uomo d'affari riconosciuto e un consulente di produttività e disse a Schwab che aveva bisogno solo di 15 minuti con i suoi dirigenti. Ivy Lee non voleva denaro diretto per la sua consulenza. Disse che voleva qualcosa solo se la sua tecnologia avesse funzionato, quindi Schwab avrebbe potuto staccargli un assegno dopo tre mesi per un importo che riteneva adeguato.
Tutti i punti di Ivy Lee discussi con ciascun dipendente senior sono i seguenti 5:
1. alla fine della giornata lavorativa, devono scrivere su un foglio di carta i 6 compiti più importanti per il giorno successivo.
2. I compiti devono essere disposti nel corretto ordine di importanza.
3. la terza fase riguarda il giorno lavorativo successivo e consiste nel concentrarsi solo sul compito più importante e portarlo a termine. Non si deve iniziare nient'altro finché non si è completato il compito numero uno della lista.
4. non appena il compito più importante è stato portato a termine, si deve passare al compito successivo, cioè ai due compiti più importanti, e non fare nient'altro fino a quando non è finito, proprio come il primo. Si deve procedere in questo modo fino a quando tutti i compiti sono stati portati a termine oppure, se non si riesce a portarli a termine tutti quel giorno, si devono inserire nell'elenco per il giorno successivo e assegnare le priorità a tutti i compiti per il giorno lavorativo successivo come nei passaggi 1 e 2.
5 L'ultimo passo consiste nel ripetere questa tecnica ogni giorno lavorativo.
Dopo tre mesi, Charles M. Schwab era così soddisfatto del miglioramento della produttività della sua azienda che firmò a Ivy Lee un assegno di 25.000$. Questi 25.000$ nel 1918 equivalgono a 400.000$ nel 2015.
Perché il metodo Ivy Lee è così valido? Ci sono diverse ragioni: in primo luogo è semplice e può quindi essere attuato rapidamente senza dover comprendere complesse teorie sulla produttività; in secondo luogo il metodo costringe a prendere decisioni difficili, ovvero quali sono i sei compiti più importanti? Sembra più facile a dirsi che a farsi, ma una volta prese queste decisioni, si sa esattamente cosa fare. Vale a dire il numero uno. Poi il numero due. Il numero tre e così via fino al sesto compito o fino a quando la giornata lavorativa è quasi finita.
Il metodo Ivy Lee impedisce anche il multitasking. Gli studi hanno ripetutamente confermato che il multitasking richiede più energia perché si deve costantemente ricentrarsi, mentre con il singletasking, cioè quando si svolge un solo compito alla volta, ci si concentra fortemente sul compito e quindi si ha un livello di prestazioni più elevato. Nell'era delle informazioni e degli stimoli quasi infiniti su Internet, i tempi di attenzione sono drasticamente diminuiti e questo metodo semplice ma efficace potrebbe essere una salvezza per molte persone che non riescono a concentrarsi.
Questo dimostra che la definizione delle priorità è un modo molto produttivo di gestire la giornata lavorativa da oltre 100 anni.
Quindi vale sicuramente la pena di utilizzare questa tecnica.
Analisi ABC
Per le persone che non amano classificare le cose secondo uno schema numerico, come previsto dal metodo Ivy Lee, l'analisi ABC può essere la cosa giusta. In questo caso, i compiti vengono analizzati in base a due elementi.
In base all'importanza e all'urgenza.
Il diagramma seguente mostra cosa si dovrebbe fare con i compiti importanti e urgenti e con quelli non importanti e non urgenti.
R: Il compito è importante e urgente? Allora è meglio farlo subito.
B: L'attività è importante ma non urgente? Allora l'analisi ABC consiglia di programmare il compito per una data successiva, in modo da potersi concentrare prima sui compiti A.
C: Il compito è urgente ma non importante? Allora è meglio delegarlo,
D: Se il compito non è né importante né urgente, potete eliminarlo, perché è meglio non sprecare il vostro tempo in compiti inutili o superflui, soprattutto se ci sono ancora compiti A, B o C non completati.
Congratulazioni. Ora nulla vi impedisce di diventare una persona più produttiva e organizzata. Se volete saperne di più su Suuber per saperne di più sui nostri prodotti e servizi, visitate il nostro sito web o seguiteci su LinkedIn, Instagram, Pinterest e Facebook.
