Ti sei mai sentito in colpa perché ti eri prefissato di completare un certo compito, ma quando sei andato a letto la sera ti sei reso conto di non esserci riuscito di nuovo, distraendoti dal compito che era effettivamente importante con compiti minori o divertenti? Tutti hanno quei giorni in cui ci si sente semplicemente stressati, anche per un certo compito che purtroppo è ancora in attesa di essere svolto il giorno dopo. In questo post del blog, imparerai metodi e tecniche che puoi implementare nella tua vita per svolgere i tuoi compiti in modo più rapido, semplice e, soprattutto, più ordinato.
Vecchia scuola – Il calendario
Se sei un fan del calendario della vecchia scuola, probabilmente finora hai lavorato con un calendario. La maggior parte delle persone al giorno d’oggi utilizza un calendario online e/o offline in cui inserisce i propri appuntamenti e nel frattempo, quando non c’è nulla in agenda, fa semplicemente tutto ciò che gli viene in mente. Prepararsi per una riunione, preparare il prossimo caffè, una rapida telefonata, pagare le bollette…If you have never consciously set priorities, you have probably been planning with a calendar until now. Most people nowadays have a calendar online and/or offline where they enter their appointments and in the meantime, when nothing is on the agenda, they simply do whatever comes to mind. Preparing for a meeting, making the next coffee, a quick phone call, saying hello to a colleague.
Usano un calendario per garantire una chiara struttura nella loro giornata lavorativa. Ma c’è un modo più efficiente per completare i compiti? Sì. Con la definizione delle priorità.
Stabilire le priorità fornisce orientamento
Stabilire le priorità ti permette di avere un’idea di quali compiti verranno completati. Se ti affidi solo alla tua gestione del tempo più o meno precisa, può capitare rapidamente di stressarti perché in un giorno specifico ti sei prefissato un obiettivo molto alto da completare e hai fallito. Con la definizione delle priorità, inizi il compito successivo solo quando il compito più importante è stato completato.
Ecco tre tecniche su come iniziare a stabilire le priorità.
Con l’aiuto delle liste di cose da fare (to-do list), del metodo Ivy Lee e dell’analisi ABC.
Lista delle cose da fare (To-do list)
Le liste di cose da fare costituiscono la base per una buona definizione delle priorità in cui dividi i compiti in due blocchi. Con una lista di cose da fare, sai esattamente cosa è ancora in sospeso e puoi spuntarle una per una, dandoti un senso di realizzazione quando puoi contrassegnare un compito come completato.
Una tecnica più avanzata rispetto alla lista delle cose da fare è la seguente.
Ivy Lee – Il consulente maestro di produttività
Il metodo Ivy Lee è stato inventato da un consulente di Charles M. Schwab, che all’inizio del XX secolo era una delle persone più ricche del mondo. Schwab ricompensò Ivy per una riunione e gli chiese come potesse aumentare la produttività nella sua azienda, la Bethlehem Steel Corporation. Ivy Lee era un riconosciuto uomo d’affari e consulente di produttività e disse a Schwab che aveva bisogno solo di 15 minuti con i suoi dirigenti. Avrebbe potuto vedere se la produttività aumentava o restava bassa. Non avrebbe chiesto un compenso fisso. Disse a Schwab di scrivergli un assegno dopo 3 mesi per un importo che riteneva appropriato.
Al centro del metodo per i dipendenti senior ci sono i seguenti 5 punti:
1. alla fine della giornata lavorativa, dovrebbero scrivere su un pezzo di carta un massimo dei 6 compiti più importanti per il giorno successivo.
2. poi i compiti dovrebbero essere disposti nel corretto ordine di importanza.
3. il terzo passaggio riguarda il giorno lavorativo successivo e consiste nel concentrarsi solo sul compito più importante e completarlo. Non si dovrebbe iniziare nient’altro finché il numero uno della lista non è stato completato.
4. non appena il compito più importante è finito, dovresti passare al compito successivo, e non fare nient’altro finché non è finito, proprio come il primo. Dovresti farlo finché tutti i compiti non sono stati completati o, se non riesci a finirli tutti in quel giorno, dovresti metterli nella lista per il giorno successivo e stabilire le priorità per tutti i compiti per il giorno lavorativo successivo come nei passaggi 1 e 2.
5. L’ultimo passaggio è ripetere questa tecnica ogni giorno lavorativo.
Dopo tre mesi, Charles M. Schwab fu così soddisfatto dei miglioramenti della produttività nella sua azienda che staccò a Ivy Lee un assegno di 25.000 $. I 25.000 $del 1918 equivalgono a quasi 400.000$ di oggi.
Perché il metodo Ivy Lee è così prezioso? Ci sono diversi motivi. In primo luogo, è semplice e può quindi essere implementato rapidamente senza dover comprendere alcuna teoria complessa. Soprattutto, ti costringe a decidere da solo cosa è veramente importante e richiede la tua totale attenzione. La tua attenzione è richiesta per prendere una decisione e poi dirigere. Una volta prese queste decisioni, sai esattamente cosa fare. Ovvero il numero uno. Poi il numero due, il numero tre e così via finché la sesta attività non viene conclusa a fine giornata.
Il metodo Ivy Lee ti impedisce anche di fare multi-tasking. Gli studi hanno ripetutamente confermato che il multitasking richiede più energia perché devi spostare costantemente la tua attenzione, invece di concentrarti completamente su un compito evitando la perdita di energia causata dal cambio di contesto. Nella nostra generazione di informazioni mobili e stimoli su Internet, le soglie di attenzione sono drasticamente diminuite e questo metodo semplice ma efficace potrebbe essere un vero salvavita per molte persone che non riescono a concentrarsi.
Questo dimostra che stabilire le priorità è un modo molto produttivo di gestire la giornata lavorativa da oltre 100 anni.
So it is definitely worth using this technique.
Analisi ABC
Per le persone a cui non piace categorizzare le cose in base a un numero, ma trovano invece più facile elencarle in base alle lettere dell’alfabeto, l’analisi ABC potrebbe essere proprio la cosa giusta. Qui, i compiti vengono analizzati in base a due elementi.
In base all’importanza e all’urgenza.
Il diagramma sottostante mostra cosa si dovrebbe fare con i compiti importanti e urgenti e con i compiti non importanti e non urgenti.
Il compito è importante e urgente? Allora è meglio farlo subito (A – Erledigen / Completare).
Il compito è importante ma non urgente? Allora l’analisi ABC ti consiglia di pianificare questo compito (B – Planen / Pianificare) per un momento futuro in modo da essere sicuro di completare l’intero compito.
Il compito è urgente ma non importante? Allora è meglio delegarlo (C – Delegieren / Delegare).
Se il compito non è né importante né urgente, puoi eliminarlo (D – Eliminieren / Eliminare), poiché occupa spazio inutile. Tralascia i compiti inutili e che fanno perdere tempo per dare a quelli che sono più importanti, come A, B o C, un risultato migliore.
Congratulazioni, facendo una scelta consapevole per stabilire le priorità sei sulla buona strada per diventare una persona più organizzata. Se desideri che la tua casa venga pulita, Suuber è qui per aiutarti. Per maggiori informazioni sui nostri prodotti e servizi, visita il nostro sito web o seguici su LinkedIn, Instagram, Pinterest and Facebook .
