Já alguma vez se sentiu mal porque se propôs a concluir uma determinada tarefa, mas quando foi para a cama à noite percebeu que não tinha conseguido de novo e se distraiu da tarefa que era realmente importante com outras tarefas ou tarefas menores? Todos nós temos aqueles dias em que simplesmente sentimos tanta resistência a uma determinada tarefa que, infelizmente, a tarefa ainda fica à espera de ser feita no dia seguinte. Neste artigo do blogue, irá aprender métodos e técnicas que pode implementar na sua vida para realizar as suas tarefas de forma mais rápida, fácil e, acima de tudo, mais arrumada.
Velha guarda – Calendário
Se nunca definiu prioridades de forma consciente, provavelmente tem planeado com um calendário até agora. A maioria das pessoas hoje em dia usa um calendário online e/ou offline onde inserem os seus compromissos e, entretanto, quando não há nada na agenda, simplesmente fazem o que lhes vem à cabeça. Preparar-se para uma reunião, fazer o próximo café, um telefonema rápido, pagar contas como um projeto paralelo…
Usam um calendário para garantir uma estrutura clara no seu dia de trabalho. Mas existe uma forma mais eficiente de concluir tarefas? Sim. Com a definição de prioridades.
Definir prioridades fornece orientação
Prioritising allows you to have an idea of which tasks will be completed. If you only rely on your more or less precise time management, it can quickly happen that you are pressed for time and are then disappointed when you have only managed to complete two tasks after the scheduled time for five tasks. This is demotivating and of course not ideal.
Aqui estão três técnicas sobre como pode começar a definir prioridades.
Com a ajuda de listas de tarefas (to-do lists), do método Ivy Lee e da análise ABC.
Lista de tarefas (To-do list)
O clássico também funciona como uma boa base para uma boa priorização, onde divide as tarefas em dois blocos na sua iteração mais simples. Com uma lista de tarefas, sabe exatamente o que ainda está pendente e pode riscá-las uma a uma, dando-lhe uma sensação de realização quando pode marcar uma tarefa como concluída.
Uma versão mais avançada da lista de tarefas é a seguinte técnica.
Ivy Lee – O Consultor Mestre de Produtividade
O método Ivy Lee foi inventado por um consultor de Charles M. Schwab, que era uma das pessoas mais ricas do mundo no início do século XX. Schwab convidou Ivy Lee para uma reunião e perguntou-lhe como poderia aumentar a produtividade na sua empresa, a Bethlehem Steel Corporation. Ivy Lee era um homem de negócios e consultor de produtividade reconhecido e disse a Schwab que só precisava de 15 minutos com os seus executivos. Ele não queria nenhum dinheiro direto pelo seu conselho. Ele só queria um cheque após 3 meses por um valor que considerasse apropriado.
No centro do que foi discutido com cada funcionário sénior estão os seguintes 5 pontos:
1. No final do dia de trabalho, devem escrever o máximo de 6 tarefas mais importantes para o dia seguinte num pedaço de papel.
2. Em seguida, as tarefas devem ser organizadas na ordem correta de importância.
3. step three is for the following working day and involves focussing only on the most important task and completing it. Nothing else should be started until the number one on the list has been completed.
4. Assim que a tarefa mais importante estiver terminada, deve passar para a tarefa seguinte, ou seja, as duas tarefas mais importantes, e não fazer mais nada até que esteja terminada, tal como a primeira. Deve fazer isto até que todas as tarefas estejam concluídas ou, se não conseguir terminá-las todas nesse dia, deve colocá-las na lista para o dia seguinte e priorizar todas as tarefas para o próximo dia de trabalho, como nos passos 1 e 2.
5. O último passo é repetir esta técnica todos os dias de trabalho.
Após três meses, Charles M. Schwab ficou tão satisfeito com as melhorias na produtividade da sua empresa que passou a Ivy Lee um cheque de 25.000$. Os 25.000$ em 1918 equivalem a quase 400.000$ hoje.
Por que o método Ivy Lee é tão valioso? Existem várias razões para isso. Primeiro, é simples e pode, portanto, ser implementado rapidamente sem ter de compreender quaisquer teorias complexas sobre produtividade e, em segundo lugar, o método obriga-o a tomar decisões difíceis. Nomeadamente, quais as decisões mais importantes? Isto parece mais fácil de dizer do que de fazer, mas uma vez tomada a decisão, sabe exatamente o que fazer. Nomeadamente a número um. Depois a número dois. Número três e assim por diante até a tarefa seis, quando o dia de trabalho estiver quase no fim.
O método Ivy Lee também o impede de ser multitarefas. Estudos confirmaram repetidamente que a multitarefa requer mais energia porque tem de redirecionar constantemente a sua atenção, em vez de se concentrar até ao fim numa tarefa de cada vez. Isto poupa a perda de energia que normalmente é gerada durante a mudança de contexto. Na era da informação móvel e dos estímulos na internet, os períodos de atenção diminuíram drasticamente e este método simples, mas eficaz, pode ser um salvador para muitas pessoas que não conseguem focar-se.
Isto mostra que priorizar tem sido uma forma muito produtiva de gerir o dia de trabalho há mais de 100 anos.
Portanto, vale definitivamente a pena tentar esta técnica.
Análise ABC
For people who don’t like to categorise things according to a number scheme, as it is intended in the Ivy Lee method, the ABC analysis can be just the right thing. Here, tasks are analysed according to two things.
According to importance and urgency.
O diagrama abaixo mostra o que deve ser feito com as tarefas importantes e urgentes e com as tarefas não importantes e não urgentes.
A tarefa é importante e urgente? Então o melhor é fazê-la de imediato.
A tarefa é importante mas não é urgente? Então a análise ABC aconselha-o a agendar esta tarefa para uma data posterior para que se possa concentrar primeiro nas tarefas A.
C: Is the task urgent but not important? Then it’s best to delegate it,
D: If the task is neither important nor urgent, you can eliminate it, as it is better not to waste your time on unnecessary or superfluous tasks, especially if there are still unfinished A, B or C tasks.
Parabéns, agora não há nada no seu caminho para se tornar uma pessoa mais produtiva e organizada. Se gostaria de saber mais sobre a Suuber para descobrir mais sobre os nossos produtos e serviços, visite o nosso website ou siga-nos no LinkedIn, Instagram, Pinterest e Facebook.
