Vous est-il déjà arrivé de vous sentir mal parce que vous aviez prévu d’accomplir une certaine tâche, mais qu’en vous couchant le soir, vous vous êtes rendu compte que vous n’y étiez pas parvenu une fois de plus et que vous vous étiez laissé distraire par une multitude d’autres tâches au détriment de celle qui était réellement importante ? Tout le monde connaît ces jours où l’on ressent une telle résistance face à une tâche que, malheureusement, celle-ci attend toujours d’être accomplie le lendemain. Dans cet article, vous découvrirez des méthodes et des techniques que vous pourrez mettre en pratique dans votre vie pour accomplir vos tâches plus efficacement, plus facilement et, surtout, plus rapidement.
Oldschool – Calendrier
Si vous n’avez jamais établi consciemment de priorités, vous vous êtes sans doute contenté jusqu’à présent d’utiliser un agenda. De nos jours, la plupart des gens disposent d’un agenda en ligne et/ou papier dans lequel ils notent leurs rendez-vous et, entre deux, quand rien n’est prévu, ils font simplement ce qui leur passe par la tête : préparer une réunion, se faire un café, passer un coup de fil rapide, saluer un collègue.
Ils utilisent un agenda pour structurer clairement leur journée de travail. Mais existe-t-il un moyen plus efficace d’accomplir leurs tâches ? Oui. En établissant des priorités.
Définir des priorités permet de s’orienter
Établir des priorités vous permet d’avoir une idée des tâches qui seront menées à bien. Si vous vous fiez uniquement à votre gestion du temps, plus ou moins précise, vous risquez vite de vous retrouver à court de temps et d’être déçu de n’avoir réussi à accomplir que deux tâches alors que vous aviez prévu d’en réaliser cinq. C’est démotivant et, bien sûr, loin d’être idéal.
Voici trois techniques pour vous aider à établir vos priorités.
À l’aide de listes de tâches, de la méthode Ivy Lee et de l’analyse ABC.
Liste des tâches
L’alternative classique à un planning précis, où l’on répartit les tâches en plages horaires, consiste simplement à dresser une liste. Grâce à une liste de tâches, vous savez quelles tâches doivent être accomplies et pouvez les cocher une à une, ce qui vous procure un sentiment d’accomplissement lorsque vous pouvez marquer une tâche comme terminée.
La technique suivante constitue une version plus avancée de la liste des tâches.
Ivy Lee – La consultante experte en productivité
La méthode Ivy-Lee a été inventée par un consultant de Charles M. Schwab, qui comptait parmi les personnes les plus riches du monde au début du XXe siècle. Schwab invita Ivy Lee à une réunion et lui demanda comment il pouvait accroître la productivité de son entreprise, la Bethlehem Steel Corporation. Ivy Lee, homme d’affaires et consultant en productivité reconnu, répondit à Schwab qu’il n’avait besoin que de 15 minutes avec ses cadres. Ivy Lee ne souhaitait pas être rémunéré directement pour ses conseils. Il a déclaré qu’il ne demanderait une rémunération que si sa méthode fonctionnait, et que Schwab pourrait alors lui faire un chèque au bout de trois mois, d’un montant qu’il jugerait approprié.
Les cinq points suivants sont les seuls dont Ivy Lee a discuté avec chaque cadre supérieur :
1. À la fin de la journée de travail, ils doivent noter sur une feuille de papier les six tâches les plus importantes à accomplir le lendemain.
2. Il convient ensuite de classer les tâches par ordre d’importance.
3. La troisième étape concerne la journée de travail suivante et consiste à se concentrer uniquement sur la tâche la plus importante et à la mener à bien. Il ne faut entreprendre aucune autre tâche tant que la première de la liste n’a pas été accomplie.
4. Dès que la tâche la plus importante est terminée, vous devez passer à la suivante, c’est-à-dire aux deux tâches les plus importantes, et ne rien faire d’autre tant qu’elles ne sont pas terminées, exactement comme pour la première. Vous devez procéder ainsi jusqu’à ce que toutes les tâches soient terminées ou, si vous ne parvenez pas à toutes les accomplir ce jour-là, vous devez les reporter sur la liste du lendemain et hiérarchiser toutes les tâches pour la journée de travail suivante, comme indiqué aux étapes 1 et 2.
5 La dernière étape consiste à répéter cette technique tous les jours ouvrables.
Au bout de trois mois, Charles M. Schwab était tellement satisfait de l’amélioration de la productivité au sein de son entreprise qu’il a remis à Ivy Lee un chèque de 25 000 $. Ces 25 000 $ de 1918 équivalent à 400 000 $ en 2015.
Pourquoi la méthode Ivy Lee est-elle si précieuse ? Il y a plusieurs raisons à cela : tout d’abord, elle est simple et peut donc être mise en œuvre rapidement sans qu’il soit nécessaire de comprendre des théories complexes sur la productivité ; ensuite, cette méthode vous oblige à prendre des décisions difficiles, à savoir : quelles sont les six tâches les plus importantes ? Cela semble plus facile à dire qu’à faire, mais une fois ces décisions prises, vous savez exactement quoi faire. À savoir la première. Puis la deuxième. La numéro trois, et ainsi de suite jusqu’à la tâche numéro six ou jusqu’à ce que la journée de travail touche à sa fin.
La méthode Ivy Lee vous empêche également de faire plusieurs choses à la fois. Des études ont confirmé à maintes reprises que le multitâche demande plus d’énergie, car il faut constamment se recentrer, alors qu’avec le singletâche, c’est-à-dire lorsque l’on n’effectue qu’une seule tâche à la fois, on se concentre pleinement sur cette tâche et on obtient ainsi de meilleurs résultats. À l’ère de l’information et des stimuli quasi infinis sur Internet, la capacité d’attention a considérablement diminué et cette méthode simple mais efficace pourrait être une véritable bouée de sauvetage pour de nombreuses personnes qui ont du mal à se concentrer.
Cela montre que la hiérarchisation des priorités est, depuis plus de 100 ans, un moyen très efficace de gérer la journée de travail.
Cette technique vaut donc vraiment la peine d’être utilisée.
Analyse ABC
Pour ceux qui n’aiment pas classer les choses selon un système de numérotation, comme le prévoit la méthode Ivy Lee, l’analyse ABC peut être la solution idéale. Dans ce cas, les tâches sont classées selon deux critères.
En fonction de l’importance et de l’urgence.
Le schéma ci-dessous montre comment gérer les tâches importantes et urgentes, ainsi que les tâches non importantes et non urgentes.
R : Cette tâche est-elle importante et urgente ? Dans ce cas, mieux vaut s’y mettre tout de suite.
B : La tâche est-elle importante mais pas urgente ? Dans ce cas, l’analyse ABC vous conseille de la reporter à plus tard afin de pouvoir vous concentrer d’abord sur les tâches de catégorie A.
C : La tâche est-elle urgente mais pas importante ? Dans ce cas, il vaut mieux la déléguer,
D : Si la tâche n’est ni importante ni urgente, vous pouvez la supprimer, car il vaut mieux ne pas perdre votre temps avec des tâches inutiles ou superflues, surtout s’il reste encore des tâches A, B ou C à accomplir.
Félicitations. Plus rien ne vous empêche désormais de devenir une personne plus productive et mieux organisée. Si vous souhaitez en savoir plus sur Pour en suuber plus sur nos produits et services, rendez-vous sur notre site web ou suivez-nous sur LinkedIn, Instagram, Pinterest and Facebook .
