Haben Sie sich schon einmal schlecht gefühlt, weil Sie sich eine bestimmte Aufgabe vorgenommen hatten, aber abends im Bett feststellten, dass Sie es wieder nicht geschafft und sich von der eigentlich wichtigen Aufgabe mit vielen anderen Dingen abgelenkt haben? Jeder kennt diese Tage, an denen man einfach so viel Widerstand gegen eine bestimmte Aufgabe spürt, dass sie leider auch am nächsten Tag noch auf ihre Erledigung wartet. In diesem Blogbeitrag lernen Sie Methoden und Techniken kennen, die Sie in Ihrem Leben anwenden können, um Ihre Aufgaben besser, einfacher und vor allem schneller zu erledigen.
Oldschool – Kalender
Wenn Sie noch nie bewusst Prioritäten gesetzt haben, haben Sie bisher wahrscheinlich mit einem Kalender geplant. Die meisten Menschen haben heutzutage einen Kalender online und/oder offline, in den sie ihre Termine eintragen, und in der Zwischenzeit, wenn nichts auf der Agenda steht, tun sie einfach das, was ihnen gerade in den Sinn kommt. Ein Meeting vorbereiten, den nächsten Kaffee kochen, ein kurzes Telefonat, einen Kollegen grüssen.
Sie nutzen einen Kalender, um eine klare Struktur in ihrem Arbeitsalltag zu haben. Aber gibt es einen effizienteren Weg, Aufgaben zu erledigen? Ja. Mit Priorisierung.
Prioritäten setzen gibt Orientierung
Priorisieren ermöglicht es Ihnen, eine Vorstellung davon zu haben, welche Aufgaben erledigt werden. Wenn Sie sich nur auf Ihr mehr oder weniger genaues Zeitmanagement verlassen, kann es schnell passieren, dass Sie unter Zeitdruck geraten und dann enttäuscht sind, wenn Sie nach der vorgesehenen Zeit für fünf Aufgaben nur zwei geschafft haben. Das ist demotivierend und natürlich nicht ideal.
Hier sind drei Techniken, wie Sie mit der Priorisierung beginnen können.
Mit Hilfe von To-Do-Listen, der Ivy-Lee-Methode und der ABC-Analyse.
To-Do-Liste
Die klassische Alternative zu einem genauen Zeitplan, bei dem man die Aufgaben in Zeitblöcke einteilt, ist die einfache Listenerstellung. Mit einer To-Do-Liste wissen Sie, welche Aufgaben alle anstehen, und können sie nach und nach abhaken, was Ihnen ein Erfolgserlebnis beschert, wenn Sie eine Aufgabe als erledigt markieren können.
Eine etwas fortgeschrittenere Version der To-Do-Liste ist die folgende Technik.
Ivy Lee – Der Meister-Produktivitätsberater
Die Ivy-Lee-Methode wurde von einem Berater von Charles M. Schwab erfunden, der im frühen 20. Jahrhundert zu den reichsten Menschen der Welt gehörte. Schwab lud Ivy Lee zu einem Treffen ein und fragte ihn, wie er die Produktivität in seinem Unternehmen, der Bethlehem Steel Corporation, steigern könne. Ivy Lee war ein anerkannter Geschäftsmann und Produktivitätsberater und sagte Schwab, dass er nur 15 Minuten mit seinen Führungskräften benötige. Ivy Lee wollte für seinen Rat kein direktes Geld. Er sagte, er wolle nur etwas haben, wenn seine Technik funktioniere, also könne Schwab ihm nach 3 Monaten einen Scheck über einen Betrag ausstellen, den er für angemessen hielte.
Alles, was Ivy Lee mit jedem leitenden Angestellten besprach, waren die folgenden 5 Punkte:
1. Am Ende des Arbeitstages sollten sie die maximal 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf ein Blatt Papier schreiben.
2. Dann sollten die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angeordnet werden.
3. Der dritte Schritt gilt für den folgenden Arbeitstag und beinhaltet, sich nur auf die wichtigste Aufgabe zu konzentrieren und diese zu erledigen. Nichts anderes sollte begonnen werden, bis die Nummer eins auf der Liste erledigt ist.
4. Sobald die wichtigste Aufgabe erledigt ist, sollten Sie zur nächsten Aufgabe übergehen, d.h. zur zweitwichtigsten Aufgabe, und nichts anderes tun, bis diese erledigt ist, genau wie bei der ersten. Dies sollten Sie tun, bis entweder alle Aufgaben erledigt sind oder, falls Sie an diesem Tag nicht alle schaffen, sollten Sie diese auf die Liste für den nächsten Tag setzen und alle Aufgaben für den nächsten Arbeitstag wie in den Schritten 1 und 2 priorisieren.
5. Der letzte Schritt besteht darin, diese Technik jeden Arbeitstag zu wiederholen.
Nach drei Monaten war Charles M. Schwab mit der Produktivitätssteigerung in seinem Unternehmen so zufrieden, dass er Ivy Lee einen Scheck über 25.000$ ausstellte. Diese 25.000$ im Jahr 1918 entsprechen etwa 400.000$ im Jahr 2015.
Warum ist die Ivy-Lee-Methode so wertvoll? Dafür gibt es mehrere Gründe: Erstens ist sie einfach und kann daher schnell umgesetzt werden, ohne dass man komplexe Produktivitätstheorien verstehen muss, und zweitens zwingt die Methode dazu, schwierige Entscheidungen zu treffen, nämlich: Welche sechs Aufgaben sind am wichtigsten? Das klingt einfacher gesagt als getan, aber wenn diese Entscheidungen erst einmal getroffen sind, weiss man genau, was zu tun ist. Nämlich Nummer eins. Dann Nummer zwei. Nummer drei und so weiter, bis Aufgabe sechs erledigt ist oder der Arbeitstag fast vorbei ist.
Die Ivy-Lee-Methode verhindert auch Multitasking. Studien haben wiederholt bestätigt, dass Multitasking mehr Energie erfordert, weil man sich ständig neu fokussieren muss, während man beim Single-Tasking, d.h. wenn man immer nur eine Aufgabe nach der anderen erledigt, sich stark auf die Aufgabe konzentriert und daher eine höhere Leistungsfähigkeit hat. Im Zeitalter der schier unendlichen Informationen und Reize im Internet ist die Aufmerksamkeitsspanne drastisch gesunken und diese einfache, aber effektive Methode könnte für viele Menschen, die sich nicht konzentrieren können, ein Retter in der Not sein.
Dies zeigt, dass Priorisierung seit über 100 Jahren eine sehr produktive Methode zur Bewältigung des Arbeitsalltags ist.
Es lohnt sich also definitiv, diese Technik anzuwenden.
ABC-Analyse
Für Menschen, die Dinge nicht gerne nach einem Zahlenschema kategorisieren, wie es in der Ivy-Lee-Methode vorgesehen ist, kann die ABC-Analyse genau das Richtige sein. Hier werden Aufgaben nach zwei Kriterien analysiert.
Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Das Diagramm unten zeigt, was mit den wichtigen und dringenden Aufgaben sowie mit den nicht wichtigen und nicht dringenden Aufgaben geschehen soll.
A: Ist die Aufgabe wichtig und dringend? Dann erledigen Sie sie am besten sofort.
B: Ist die Aufgabe wichtig, aber nicht dringend? Dann rät die ABC-Analyse, die Aufgabe für einen späteren Zeitpunkt einzuplanen, damit Sie sich zuerst auf die A-Aufgaben konzentrieren können.
C: Ist die Aufgabe dringend, aber nicht wichtig? Dann delegieren Sie sie am besten.
D: If the task is neither important nor urgent, you can eliminate it, as it is better not to waste your time on unnecessary or superfluous tasks, especially if there are still unfinished A, B or C tasks.
Herzlichen Glückwunsch. Nun steht Ihrem Weg zu einer produktiveren und organisierteren Person nichts mehr im Wege. Wenn Sie mehr über Suuber erfahren möchten, um sich über unsere Produkte und Dienstleistungen zu informieren, besuchen Sie unsere Website oder folgen Sie uns auf LinkedIn, Instagram, Pinterest und Facebook.
